DictateFlow - Das professionelle Workflow-Management-System für Dragon

DictateFlow ist das automatische Dokumenten-Management für Sprache und Text vom Diktat bis zur Archivierung! Es unterstützt den Arbeitsablauf zwischen Autor und Sekretärin (Verteilerdienst, Sekretärin oder Gruppe) und steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen (integrierte Vertreter-Funktionen). DictateFlow unterstützt alle Arten von Diktaten. Der Autor diktiert einfach in Dragon NaturallySpeaking oder erzeugt eine *.wav-Datei (über den integrierten DictateFlow-Recorder oder über ein digitales Diktiergerät).

In beiden Fällen wird der Auftrag an eine Sekretärin, eine Gruppe oder eine Verteilerstelle weitergeleitet. Der Autor versieht sein Diktat mit Aktenzeichen, Kommentar und Priorität. Die Sekretärin erhält eine Übersicht aller für sie oder ihre Gruppe bestimmten Dokumente und für Andere bestimmte, die sie aktuell vertritt.

Die Korrektur bzw. das Umsetzen der Dokumente erfolgt direkt in Microsoft Word.Bei Organisationen mit zentralem Schreibdienst werden die Dokumente einfach an eine Verteilerstelle geschickt, die dann die Verteilung auf die einzelnen Sekretärinnen übernimmt. Die Vertreter– und Gruppenlisten sind jederzeit einsehbar und änderbar. Nach Fertigstellung (Korrektur, Ausdruck etc.) der Dokumente können diese archiviert werden.

Es stehen umfangreiche Suchfunktionen zur Verfügung, um Dokumente, die einen Vorgang betreffen, aufzufinden, unabhängig davon, ob sie bereits archiviert oder noch in Bearbeitung sind. Der Löschzeitpunkt der *.DRA-Dateien ist individuell konfigurierbar.

DictateFlow arbeitet wie folgt:
• Der Autor diktiert in Dragon NaturallySpeaking oder in den Recorder und versendet das Diktat an die   Sekretärin, den Verteiler oder die Gruppe von Sekretärinnen
• Die Sekretärin öffnet das Dokument, und der entsprechende Dragon-User wird geöffnet
• Nach der Korrektur kann das Diktat an den Autor zur Kontrolle zurückgeschickt werden
• Danach kann das Dokument erneut bearbeitet oder gedruckt und archiviert werden.
• Dabei werden die übrig gebliebenen DRA-Dateien automatisch gelöscht

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